Paperless alebo bezpapierová kancelária je priestor, kde je eliminované alebo značne zredukované používanie papiera. Je možné to dosiahnuť zjednodušením byrokracie a digitalizáciou. Digitálna úschova dát ušetrí miesto, zjednoduší dokumentáciu a zdieľanie dát, ale predovšetkým zníži spotrebu papiera, takže je šetrná k životnému prostrediu.
Nadmerné používanie papiera má skutočne obrovský dopad na životné prostredie. Pre predstavu: priemerný človek pracujúci v kancelárii spotrebuje ročne 10 000 listov kopírovacieho papiera, pričom celosvetová spotreba papiera a kartónu bola v roku 2021 takmer 408 miliónov ton.
Budúcnosť kancelárií je bez papiera!
Myšlienka kancelárie bez papiera sa na svete objavila de facto súčasne s vynálezom počítačov. V roku 1975 časopis Business Week publikoval článok o tom, ako sa s rozmachom počítačov budú kancelárie zbavovať záplavy papierov a šanónov. Novinári vtedy dokonca prorokovali, že do roku 1990 väčšina kancelárií papier k vedeniu záznamov a celkovému zabezpečeniu administratívy úplne prestane používať.
Vízie kompletne bezpapierovej reality sa však nenaplnili. Napriek všetkým zdanlivým výhodám digitalizácie ležia na našich pracovných stoloch papiere ďalej. Väčšina ľudí má prístup k počítaču a môže si dokumenty zobraziť, napriek tomu sa stále tlačia. Tzv. mýtus papierovej kancelárie hovorí o tom, že aj napriek technologickému pokroku je papier nevyhnutnou súčasťou firemnej kultúry a jeho úplné odstránenie by znemožnilo správne fungovanie kancelárie či inštitúcie.
Ako na nehromadenie papierov doma
Otázka papiera sa rieši nielen na pracovisku, ale aj doma. UNICEF napríklad na svojich stránkach zdieľa pár tipov, ako byť prirodzene šetrnejší: k musíte tlačiť a chcete spotrebovať menej papiera, atramentu aj elektriny, potom použite miesto tradičného fontu Times New Roman alebo Calibri písmo Garamond. Garamond je najekonomickejší zo základných fontov, pretože je aj pri desaťbodovom písme stále čitateľný.
Ďalej UNICEF odporúča obnoviť členstvo v knižnici, kúpiť knihy v antikvariátoch, používať lokálne knihobúdky alebo požičiavať knihy od priateľov. Podporiť svojho obľúbeného autora môžete aj nákupom elektronickej knihy. V neposlednom rade je dobré vymeniť jednorazové papierové utierky za uteráky na opakované použitie. Na výrobu papierových utierok sa spotrebuje ohromné množstvo stromov aj papiera, ktorý po jedinom použití skončí na skládke.
V MetLife elektronicky alebo recyklovane
Aby sme sa na slovenskej pobočke poisťovne MetLife zbavili nadbytočných papierových dokumentov, distribuujeme teraz klientom väčšinu dokumentácie elektronickou poštou. Tie sú vždy zasielané zabezpečenou formou, ktorá vyžaduje náležité overenia.
V prípade, že musíme použiť papierový dokument, používame výhradne recyklovateľné kancelárske komponenty, a rovnako tak aj recyklovateľný papier. Zároveň rešpektujeme, že niekomu môže papier z rôznych dôvodov vyhovovať viac, a preto bude papierové zasielanie dokumentov na vyžiadanie možné aj naďalej.
Prírode sa snažíme uľaviť nielen týmto spôsobom, ale angažujeme sa taktiež v obnove verejnej zelene. Okrem prechodu na elektronickú komunikáciu sa zamestnanci našej pobočky pripojili k podpore globálneho záväzku spoločnosti – vysadiť 5 miliónov stromov - a v spolupráci s neziskovou organizáciou Sadíme stromy vysádzame nové dreviny.
Na žiadnom pracovisku, vo firmách ani štátnych inštitúciách asi nikdy nebudú prebiehať procesy, ktoré by sa stopercentne obišli bez papiera. Nemusíme ho úplne eliminovať, ale môžeme jeho spotrebu efektívne znižovať – každý z nás tak svojím dielom prispeje k zlepšovaniu kvality životného prostredia.